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专业的声音 | 疫情后的行政管理工作迎来新机遇

发布日期:2020年04月30日 点击:

作者:天津金融资产交易所 朱清华


一场突如其来的疫情,让我们从迷茫走向高效,让企业数字化转型的需求显得异常迫切。随着战疫的初步告捷,全面复工的脚步越来越近,行政工作更需要有计划有保障。


从对公司负责和员工的关爱角度考虑,在恢复办公后,防护工作就成为企业行政工作的重中之重。无论是办公空间的消杀,还是为员工提供口罩、消毒等防护设备、日常体温防护登记、有效的隔离间、全员动态的掌握以及应急事件处理,这些工作都必须做到足够的重视。


但是除了日常的防护,还有另外一项重要工作不能忽视,那就是对员工心理状态的关心和呵护。因为疫情的原因,大家的假期延长了许多。以前的经历中,我们没有这样的经历,从某种意义上来说,大家几乎从来没有被“圈养”过这么长的时间。这时候,很多人就会生出一种愿望和冲动,也就是对工作的需要。除了工作,从心理需求上来讲,大家也需要和别人建立沟通,需要把自己内心的想法表达出来的,需要与别人进行交流。因为疫情的影响,也有可能产生焦虑,比如说不知道什么时候结束等等?相应的,也许会出现复工后效率低的情况。同时,还要避免“战疫”的侥幸心理,从而放松警惕。所以,行政工作除了从物理角度给员工足够的呵护和关心,更要配合公司企业文化的宣传全方位做到对大家爱护与疏导。


数字化时代的到来,让公司开始通过线上数字化解决传统管理上与流程上的处理。智能时代的到来,同样让数字化开始渗入到行政管理工作中。从以往的线下操作转为线上数字化,需要让效率、满意度、体验与成本管控渗入到行政日常中,提高行政专业价值沉淀。


例如:员工从加入天金所开始,包括入职手续、培训实施、考勤管理、人员调配、薪酬福利、差旅等行政事务、工作流程审批、费用报销等线上处理流程,对于行政工作考虑需要有预见性,高度关注,高效协同。再如:在行政日常管理中,设施设备管理是其中一个占比相对较大的模块,无论在成本支出还是早期搭建、中期运营、日常维护等方面,同样需要以数字办公的角度去思考与优化。另外,就是采购的线上化,比传统采购模式的人为、地域、信息沟通等诸多因素影响,公司线上数字化采购需要发挥更大的价值,如何最大化引入相应的供应商、透明传递信息、全程跟踪,加速合同、结算执行流程、供应商智慧数据库管理等,都应该在“降本增效 空间协同”的宗旨下进行。


当前,互联网、大数据、云计算加速着数字化的变革,公司高速发展的同时也在经历信息化、在线化与智能化的转轨,这也对各岗位提出更高的要求,因此,行政管理工作也必将会迎来新的蜕变。

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